Enhver indsendelse bør ske på hurtigste måde, gerne nedkølet (specielt om sommeren) og i videst muligt omfang gennem postvæsenet. Indsendelser på fredage bør kun foregå som ekspresforsendelser, fordi øvrige forsendelser først bringes ud mandag. Prøver, der skal undersøges i forbindelse med eksport, anbefales indsendt til laboratoriet, så tidligt det i henhold til gældende bestemmelser er muligt.
Forsendelser skal emballeres forsvarligt og omhyggeligt, således at udsivning af blod og vævsvæske undgås (emballering i mindst to tætte "beholdere"). Da den makroskopiske vurdering af f.eks. lunger og tarmsæt kan vanskeliggøres ved indpakning i avispapir og lignende skrøbeligt papirmateriale, bør organer indpakkes i hver sin plastpose, som derefter pakkes i rigeligt vandsugende materiale og anbringes i en absolut vandtæt pose, der lukkes omhyggeligt og pakkes sammen med evt. øvrige organer i en passende tæt og solid emballage. Blodprøver emballeret i skumplastbakker bør forsendes i plastpose og prøvekuvert, da skumplastemballagen jævnligt går itu under forsendelsen. Fæces- og stibundsprøver skal indsendes i plastikbeholdere med fastsiddende låg og fyldes maksimalt 2/3 op. Beholderne skal pakkes hensigtsmæssigt, dvs. låg skal være grundigt lukket og bevægelse af beholdere i forsendelseskassen skal være forsøgt minimeret, f.eks. ved at tape" en lille stabel beholdere sammen.
Prøveudtagningsmateriale til fisk- og fjerkræ-virologisk undersøgelse kan rekvireres fra Veterinærinstituttet, Århus. Prøveudtagningsmateriale til udtagning af bl.a. forhudsskylleprøver og vaginaltamponprøver til kvæg kan rekvireres på ordrekontoret i København. Vedrørende anskaffelse af andet egnet prøveudtagningsmateriale henvises til instrumenthandlere o.a.
Det indsendte materiale skal være ledsaget af en skriftlig redegørelse indeholdende oplysninger om arten af det indsendte materiale og baggrunden for indsendelsen, herunder oplysninger om sygdomsforløb, sygdomsbehandling og sektionsfund. Undertiden kan også oplysninger om dyrenes fodring være af betydning. For fjerkræ, prydfugle, fisk og vildt gælder, at enhver kan indsende materiale til undersøgelse for de almindeligt forekommende sygdomme. I alle tilfælde skal materialet være ledsaget af oplysninger om oprindelsesbesætning (CHR-nr. samt navn og besætningsadresse), dyrenes art og alder, sygdomsforløb, evt. behandling. I særlige tilfælde vil samdrigtserklæring være påkrævet (f.eks. kortlægning af salmonellaforekomst hos svin). Dato for udtagelse af prøvematerialet skal altid anføres på indsendelsesblanketten.
Ved indsendelse af mærkede blodprøver o.l. skal disse altid ledsages af en liste med angivelse af prøvernes numre eller mærke. Ved indsendelse af mange prøver samtidig (f.eks. prøver fra ornestationer eller eksportsager) sendes desuden en e-mail til med en komplet liste over prøvernes mærker. Af hensyn til prøveregistreringen er det afgørende, at rækkefølgen på listen og rækkefølgen af blodprøverne i kassen er identisk, og at der på listen kun findes mærker vedr. prøver, som er medsendt.
Diverse blanketter er tilgængelige via Dianovas hjemmeside. Her findes også blanketter til brug for det danske BSE-overvågningsprogram.
Prøver fra udlandet skal forsynes med importtilladelse og mærkes "Prøver fra udlandet" udenpå pakken. Forsendelsen af sådanne prøver skal i øvrigt følge betingelserne for importtilladelsen.